Управлението на проекти като професионална дейност

Проектът е процес на осъществяване на комплекс от дейности с целева насоченост за създаването на нов и уникален продукт, рамкиран от време, бюджет и качество. Той е еднократно изпълнявано, уникално и ограничено във времето начинание, което има начало и край. Проектът е представляващо средство за организационна промяна и е обект на управление. Всеки проект притежава характеристики, които се считат за основни такива, а именно: реорганизация и преструктуриране на ресурси като човешки, материални и финансови, уникалност на поставени цели, фиксирана времева преходност, действия в условия на динамика, обслужва краткосрочни и средносрочни бизнес цели.

Управлението на проекти по същността си е активен процес, прилагащ ресурсите на организацията като знания, умения и технологии, насочен към реализацията на поставени цели. Структурирането и контролът на тази дейност са от основно значение за успешната бизнес реализация на проекта. 

Професионалното проектно управление търпи своето развитие, превръщайки се в основен инструмент за постигане не само на уникалност, но и на целеви промени както вътре в организацията, така и в глобален аспект. Тази съвременна управленска практика предполага и инструментариум от съвременни управленски методи и технологии с целеви план за постигане на очакваните бизнес проектни резултати. Планираната надеждност и регламентираната координация на човешките, информационните и финансовите ресурси по време на жизнения цикъл на проекта, базирани на взаимовръзката с ръководството, са миксът, основополагащ дейността в творческа проекция. 

Проектният мениджър държи ключа към най-важната роля при управлението на проектите с успешното им изпълнение, а и реализация. Той е лицето, което носи цялостна отговорност за започването, планирането, проектирането, изпълнението, наблюдението, контрола и завършването на даден проект, както и основна отговорност при взимането на решения. Способността за комуникация с хора на всички нива почти винаги се определя като едно от най-важните умения от ръководителите на проекти и членовете на екипа. Ръководството на проекта изисква ясна комуникация за целите, отговорността, изпълнението, очакванията и обратната връзка.

Професионалното проектно управление се ръководи от решения, често десетки или повече на ден. Някои решения са малки и едва забелязани, докато други са видни. Някои изискват дълбока мисъл, защото включват хора, ресурси и околна среда. А понякога тези фактори са в конфликт, създавайки дилема и може би значителни рискове. Мениджърите на проекти изграждат доверие от начина, по който взимат решения. Добрият мениджър на проекти се нуждае в днешния бурен свят не само от умения за успешно управление на проекта, но и да се превърне в модел за пример на своя екип. Докато първото се постига чрез учене и практикуване, второто означава неумолимо уважение към етиката и непрекъснато фокусиране върху професионалното поведение. 

Професионалното управление на проекти намира място във всички отрасли на стопанската сфера, както и в нестопанските организации, и в публичната администрация. Чрез управлението на проекти се разчита растеж в ефективността и коефициента на качество на управлението в нестопанските организации, като осъществяването на проектните цели е с интензивна функция на успех и в социален аспект, подобрявайки и качеството на живот. Разглеждайки обществото като голяма социално-икономическа организационна система, професионалното проектно управление се движи с мощна характеристика на инструментариум, чрез който се осъществяват промени, благоприятстващи не само самата организация, но и социалната база, която е пряко свързана с тази организация. 

Институтът за управление на проекти (Project Management Institute) в САЩ е най-старата, известна и водеща организация в сферата на цялостната наука за управлението на проекти. Услугите включват разработване на стандарти, научни изследвания, образование, публикации, възможности за работа в мрежа, провеждане на конференции и обучителни семинари и предоставяне на акредитация в управлението на проекти. Стандартизацията на института преминава в разработване и публикуване в три основни категории: основни стандарти, практически стандарти и рамки, разширения за PMI стандарти. 

Международната асоциация за управление на проекти (International Project Management Association) е със седалище в Цюрих, Швейцария, разглеждана като федерация с около 70 асоциации членки. IPMA работи в направления, свързани с изследвания и разработки в областта на управлението на проекти, образование и обучение по управление на проекти, както и със сертифициране и стандартизация в областта на управлението на проекти.

Има различни организации по света, които разглеждат управлението на проекти като професионална дисциплина, но като комплексно-професионална дисциплина и методология за ефективно управление в България, тя започва да се прилага към края на 90-те години на ХХ век. Професионалното проектно развитие в страната поставя началото със създаването на Българската асоциация за управление на проекти (БАУП) през 2002 година. 

Българска асоциация по управление на проекти (БАУП) е единствената международно призната българска организация, работеща в областта на управлението на проекти. Тя е пълноправен член на Международната асоциация за управление на проекти. БАУП представлява интересите на ръководителите и експертите, свързани с управлението на проекти в бизнеса, държавните институции и местните власти и неправителствените организации. Асоциацията работи за въвеждането на високи професионални стандарти при управлението на проекти и за утвърждаване на професията “Проект мениджър” като висококвалифицирана и специфична професия с приложение във всички сфери на дейност.

Жизненият цикъл на проекта включва идентифициране на проектна идея, планиране и организиране, реализация на проекта и приключване на проекта. Ръководителите на някои нестопански организации приемат и анализират новите хоризонти от прилагането на методите и инструментариума на професионалното проектно управление за повишаване на ефикасността в управлението на организациите, особено при проектноориентираните такива. Всяко управление, за да бъде професионалното, трябва да бъде насочено към спазване и следване на определени правила, норми и етикет, подложени като общоприета рамка за работата на ангажираните лица, работещи по проекта и успешната му реализация. Използването на професионални методи в управлението на проекти в нестопанските организации се счита са особено ефективно и подходящо при интеграция на промени, развитие в таргет план, повишаване на гъвкавостта на организацията в социалната дейност. Съдържанието и целите на всеки проект са различни, но основите запазват своята идентичност, като управлението му разчита на умелото прилагане на техники за постигане на желаните резултати по критерии, маркирани от определен бюджет и определен период от време.

Като основни характеристики на един проект при професионалното проектно управление могат да се заложат следните идентификатори за успех – стратегия с ясни цели, планиране с добро описание на дейностите, добро разпределяне от гледна точна на времеви резерв, обществена значимост на проекта в дългосрочен план, устойчивост на проекта, проверимо въздействие. Идентификаторите на успешния проект включват добро и внимателно планиране, справедливо представяне на различните интереси, ефикасно управление, компетентен и мотивиран екип, организационен капацитет, ясно дефинирани бенефициенти, справедливо разпределение на ползи и разходи, участниците се придържат към поетите ангажименти и насочване към реалните нужди на целевата група.

Проектната идея изисква идентифициране на възможности или потребности за развитие и приема формата на проектно предложение, което се реализира като проект при сключване на договор за реализация след одобряването му. Разработването на едно проектно предложение преминава през основни съставни елементи, които основават стойността и компетентността при поставянето на конкретни цели и идеите за реализацията им. Като основни елементи се разглеждат резюме, обосновка, цели (основна цел и конкретни цели), описание, целева група, дейности, продължителност, екип, мониторинг, очаквани резултати, бюджет, рискове и устойчивост.

Проектната идея следва план за преминаване през няколко основни етапа като планиране, проучване и формулиране, резултатите от които намират израз в т.нар. формуляр за кандидатстване, описващ проектното предложение и съставящите го елементи.

Управлението на проекти  в базата си има основни области в дейността или познанието. Такива са управлението на интегритета, координирайки различните елементи на проекта, управлението на обхвата, управлението на времето, управлението на цената, управлението на качеството, управлението на човешките ресурси, управлението на комуникацията, управлението на риска и управлението на снабдяването.

Управлението на проекти като професионална дейност залага на професионалния прочит на всеки детайл, изграждащ този процес от началото до крайния му завършек. То е един от най-достъпните начини за увеличаване на ефективността на целите по проектите, както и организационните инициативи в социален аспект. Когато разглеждаме проектно-ориентирана организация, резултатите достигат до потребителя във вид на реализирани проекти, чиято цел е създаване на стоки или предоставяне на услуги. Същността на професионалното проектно управление оставя следа върху много сфери, свързани с работна активност, проявявайки се в специфични дейности при модерното организационно поведение.

Управлението на проекти като професионална дейност се характеризира с функционално динамично развитие, а мощният му инструментариум е двигател не само за създаване на нови продукти и услуги, но и за осъществяване на градивни и целенасочени промени както в организациите в бизнес аспект, така и в тези с нестопанска насоченост. От ключово значение е, че от качеството на ефективност при управлението на проекти се определя и неговото продължаващо успешно функциониране. Проектите са неразривна част от нашето социално, икономическо и технологично движение с функция на развитие. Конкурентната среда предизвиква отговор от организациите чрез управлението на проекти, което вече е част от цялостното управление на организациите. Това направление отстоява и повишава нивата на култура с поглед към постоянното развитие на знания и умения.

инж. Станислава-Владимира Станкова